Chắc hẳn bạn không còn xa lạ gì với việc chấm công bằng excel bởi lẽ excel là một công cụ miễn phí thường được các doanh nghiệp sử dụng hàng ngày để lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, sử dụng phần mềm chấm công bằng excel liệu có tối ưu hay không? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
I. Phần mềm chấm công bằng excel là gì?
Hiểu đơn giản, phần mềm chấm công bằng excel là một công cụ được sử dụng để lưu trữ dữ liệu chấm công hoàn toàn miễn phí. Hàng ngày, bộ phận HR sẽ quản lý việc chấm công của nhân viên bằng cách ghi nhận thời gian check in check out, số ngày nghỉ phép,… vào file excel. Đây sẽ là căn cứ để tổng hợp công và tính lương cho nhân viên mỗi tháng.
Phần mềm chấm công bằng excel là gì?
II. Sử dụng phần mềm chấm công bằng excel liệu có tối ưu hay không?
Không ít người vẫn luôn băn khoăn về những ưu điểm và nhược điểm của công cụ này? Liệu rằng sử dụng excel để chấm công và quản lý dữ liệu chấm công có an toàn và hiệu quả hay không? Để giúp bạn giải đáp thắc mắc này, hãy cùng khám phá xem công cụ này có những ưu điểm và nhược điểm nào nhé.
1. Ưu điểm của phần mềm chấm công bằng excel
- Miễn phí sử dụng
Excel là một ứng dụng được phát triển bởi Microsoft và hoàn toàn miễn phí cho mọi người dùng. Để sử dụng công cụ này, bạn chỉ cần download và cài đặt ứng dụng trên máy tính, sau đó thiết lập bảng chấm công trên đó. Vì là công cụ miễn phí nên sử dụng excel sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
- Đa dạng biểu mẫu
Excel cung cấp đa dạng các loại biểu mẫu nên người dùng có thể tùy chọn biểu mẫu phù hợp với nhu cầu để quản lý dữ liệu. Nếu không muốn sử dụng các biểu mẫu có sẵn, bạn có thể tự tạo biểu mẫu riêng theo ý muốn.
- Dễ sử dụng và quen thuộc
Vốn là công cụ miễn phí nên excel đều được hầu hết mọi doanh nghiệp sử dụng. Do đó, nó rất quen thuộc và gẫn gũi với tất cả mọi người.
Ưu điểm của phần mềm chấm công excel
2. Nhược điểm khi sử dụng phần mềm excel để chấm công
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, phần mềm chấm công bằng excel cũng tồn tại một số hạn chế nhất định.
- Không có khả năng bảo mật
Excel vốn là một công cụ miễn phí nên sẽ không có khả năng bảo mật dữ liệu. Bất cứ ai cũng có thể truy cập vào excel dễ dàng mà không có sự kiểm soát. Điều này dễ gây ra những hậu quả nghiêm trọng trong việc bảo mật thông tin của doanh nghiệp.
- Hạn chế khả năng lưu trữ
Phần mềm excel hạn chế khả năng lưu trữ dữ liệu. Do đó để quản lý chấm công nhân viên với doanh nghiệp có quy mô lớn, mỗi phòng ban phải lập một file excel riêng để quản lý.
- Không thuận tiện trong việc chia sẻ dữ liệu
Sử dụng excel còn gặp khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu bởi dữ liệu không được đồng bộ. Nếu cấp trên muốn xem bảng chấm công của nhân viên thì nhân viên HR phải gửi email đính kèm file cho từng người. Điều này gây mất thời gian và dễ bị nhầm lẫn do gửi nhầm file.
- Khó quản lý dữ liệu
Vì hạn chế khả năng lưu trữ, dữ liệu không được đồng bộ nên khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm dữ liệu bằng excel. Thêm vào đó, việc lưu trữ quá nhiều file sẽ khiến cho bộ nhớ máy bị đầy, làm ảnh hướng tới tốc độ hoạt động của máy.
- Khó tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn
Sử dụng phần mềm chấm công miễn phí bằng excel vốn là một phương pháp quản lý thủ công nên sẽ không thể tránh khỏi những sai sót và nhầm lẫn. Mọi hoạt động đều được thực hiện bởi con người nên rất dễ mắc lỗi khi nhập dữ liệu.
III. Kết luận
Qua những ưu điểm và nhược điểm kể trên, có thể thấy, phần mềm excel chưa phải thực sự là một công cụ tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý chấm công hiệu quả. Liệu rằng có phương pháp nào thay thế giúp mang lại hiệu quả lâu dài hay không? Câu trả lời là có!
Phần mềm Achamcong
Achamcong – ứng dụng tính giờ làm việc hàng đầu Việt Nam là một giải pháp giúp doanh nghiệp khắc phục được những hạn chế của phần mềm chấm công bằng excel. Phần mềm này sở hữu những tính năng vô cùng nổi bật, giúp cho việc chấm công và quản lý việc chấm công trở nên dễ dàng và đơn giản hơn bao giờ hết.
- Chấm công bằng camera AI tự động, nhanh chóng
- Xem bảng chấm công dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi
- Quản lý đơn từ hiệu quả
- Dữ liệu chấm công được bảo mật, an toàn và chính xác
- Xuất file báo cáo nhanh chóng, dễ dàng
Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn giải đáp thắc mắc phần mềm chấm công bằng excel liệu có tối ưu hay không? Hy vọng bài viết này sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho bạn đọc trong việc tìm kiếm giải pháp quản lý chấm công tiện lợi hơn cho doanh nghiệp.
